本文旨在緊踏時代的節拍,結合 IT 項目組合管理領域的最新發展趨勢,在由淺入深的講述項目組合管理領域的一些重要概念的基礎上,完整的闡述項目組合管理的內容、架構和意義。
概念定義
1) 項目( Project ):指創造指定范圍的一個獨特產品或服務。項目是大型項目和項目組合的構成基礎。
2) 大型項目( Program ):一個大型項目由具有共同特性的多個項目所構成,通常為了管理需要而把它們組織在一起進行管理,來獲得單個項目獨自難以得到的控制和收益,一般實施周期較長。
3) 提案( Initiative ):是一個泛化的概念,泛指商業案例的實現機制,它定義一項具有明確的開始和結束時間的工作內容,包含各種資源分配、明確定義的工作產品或工作結果等,通過它的執行來實現商業案例中定義的企業業務戰略發展目標或目標元素。因此,提案可能會轉化為項目或大型項目,也可能以其它的工作形式存在。
4) 項目組合( Portfolio ):一個項目組合由多個項目或大型項目構成,它使用各種規劃技術,統一對多個項目或大型項目實施集約管理,包括優化和平衡投資組合、統一控制項目或大型項目的執行等。其目的是為了達到預期的商業戰略目標。項目組合中可能會包含提案、項目或大型項目,統稱它們為項目組合元素。
5) 項目組合管理( Portfolio Management ):就是使用各種規劃和分析決策技術,對多個提案、項目或大型項目進行集約化管理、分析、監控和決策,其中包括優化和平衡投資組合、統一監控提案、項目或大型項目的執行、基于業務目標對項目組合進行優化等工作,其目的是為了達到預期的商業戰略目標。
6) 平衡記分卡( Balanced Scorecards ):是一種應用非常廣泛的企業戰略規劃和項目組合管理的技術,它可以把項目組合管理中的定性問題進行量化分析。
7) 投資分析圖( Investment Map ):又被稱為"氣泡圖",它將我們選擇的多個項目或者項目組合包含的所有項目顯示在一張五維圖中進行比較,每個氣泡代表一個項目。這五個維度分別是:氣泡的大小、氣泡的顏色、縱坐標、以及兩個橫坐標。每個維度代表的內容可以根據需要任意設置。
1. 背景
美國《CIO》雜志曾經做過一項職業調查,表明目前很多企業 CIO 的職業生涯長不過3年。有人因此判斷:"CIO = Career Is Over!",即 CIO 等于職業終結者的時代已經到來。這雖然有些夸大其辭,但勿庸置疑:"能否站在 CEO 的角度關注最終用戶的需求,并把企業的業務發展策略與 IT 應用框架和管理流程真正結合起來,使其發生'聚變反應'",使 IT 真正成為企業業務發展的核心競爭力、成為企業管理者的左膀右臂,已經成為企業對 CIO 的重要考核內容。隨著市場環境的風云變幻、 IT 技術的快速發展,在過去的2005年里,"業務驅動 IT 管理"的主題,演繹出了許多時髦的故事在整個 IT 行業流傳。
本文旨在緊踏時代的節拍,結合 IT 項目組合管理領域的最新發展趨勢,在由淺入深的講述項目組合管理領域的一些重要概念的基礎上,完整的闡述項目組合管理的內容、架構和意義。
1.1 組合( Portfolio )的來源
組合( Portfolio。┮辉~來自于金融領域,摩根斯坦利的詞典里對組合有如下定義:"如果你擁有兩種以上的有價證券,你就擁有了投資組合。也就是說,通過購買多種證券、債券、基金和其它投資,你可以建立自己的組合,目標是通過選擇合適的、有潛力的投資,使收益最大化,同時,通過建立各種有效的投資組合,來規避投資風險。"
從上面的定義中可以看到,組合的思想包含了一些非常重要的管理信息,包括:
組合包括多種投資手段,并通過它們之間的平衡,有效降低投資風險;
組合的擁有包括了多種綜合的買、賣選擇,以決定組合的內容和種類;
組合的運作包括各種決策:買什么、買多少、何時買、何時賣等一系列管理決策;
組合方法的使用及其管理是目標驅動的,投資組合的目標是組合利益最大化;
隨著時間的推移和行業間的相互滲透,目前"組合"一詞已逐步引入到很多其它領域,但其本質始終保持不變:實現各自領域的投資最大化或最大限度的完成既定目標。
于是,"組合"在 IT 項目管理領域的發展就催生了"項目組合管理",其目標是順應 IT 行業發展趨勢,通過對多個提案、項目或大型項目進行綜合的組合投資優化和平衡,以最大限度的實現企業預期的商業戰略目標和預期收益。
1.2 項目組合管理:從業務發展的角度管理您的 IT 項目
IBM 在2004年推出的整合思想,其核心就是周偉焜先生提出的"一個堅持,兩個技術,三個融合",即堅持開放標準,有效使用虛擬技術和網格技術,完成業務的戰略跟 IT 戰略的融合,技術和業務的融合,信息、流程和人的融合。而在2005年里,被整個行業所接受和倡導的"業務驅動 IT 管理"和"業務驅動軟件開發",儼然已經變成業界的公理,成為 IT 行業發展的最新趨勢。如何拉近 IT 和業務的距離,使 IT 更好的為業務發展服務,正成為所有 IT 管理者們必須努力思考和解決的問題。項目組合管理正是在這樣的環境下快速發展起來的管理思想,它能夠有效幫助 IT 項目管理者象管理自己的資產組合一樣進行項目組合的規劃與管理,通過對組合所包含的提案、項目或大型項目進行統一的分析和管理,保證把有限的資源和預算有效地投入到最有價值的項目組合中去,以最大限度的實現企業業務發展戰略,產生最大的投資回報。同時,在項目組合的執行過程當中,不斷地從項目組合的業務發展戰略目標的角度去評估和審核提案、項目或大型項目的績效,保證項目組合的投資目標的實現。一旦某些項目不能給所屬的項目組合貢獻好的價值,則會面臨被取消或延遲的結果。
2 認識項目組合管理
2.1 什么是項目組合管理
通常,項目是為創造獨特產品或服務而進行的一次性努力,是一定時間內、滿足一系列特定目標的多項相關工作的總稱,是大型項目和項目組合的構成基礎。項目管理則使用標準的工作方法,對貫穿整個項目的各類資源進行計劃,吸納和管理,以實現對范圍、質量、時間和成本的既定目標。項目管理通常是一個小團隊對一個獨立項目的管理,不涉及項目間的協調,項目團隊一般僅需關注自己項目的范圍。
而大型項目( Program )是由具有共同特性多個子項目所構成,通常為了管理需要而把它們組織在一起進行管理,來獲得單個項目自己不能得到的收益和控制。因此,大型項目的管理必須很好地協調各項目的計劃與執行,有效管理其所包含的項目之間各種可能的復雜關聯關系,以實現整個大型項目的最終目標。因此對于大型項目團隊來說,他們需要的是大型項目管理經驗和大型項目管理的技術與工具。
那么,對于整個企業來說,項目組合管理作為一種嶄新的管理理念又是在何時運用,并發揮作用的呢?在認識項目組合管理之前,必須首先弄清楚什么是項目組合?
所謂項目組合,就是從業務發展的角度,選擇兩個以上的提案、項目和大型項目構成投資組合,進行統一的分析平衡和執行監控,以期最大程度地滿足業務發展戰略和目標要求。項目組合中可能會包含提案、項目或大型項目,統稱它們為項目組合元素。項目組合的核心是以企業業務發展戰略規劃內容及業務發展方向,作為考核和審批提案、項目和大型項目的重要標準,把提案、項目和大型項目對業務發展目標的價值貢獻度,作為項目組合的主要檢驗和復審依據,并對項目組合的執行過程進行監控。
圖1項目組合中的項目或提案對業務發展目標的價值貢獻度
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