項目計劃好比是一份項目的交通圖，指導項目準確的達到目標，即使它沒有被形成規范文檔，它至少會在項目經理的腦子里，只不過比較粗糙和模糊罷了。
為什么每個項目都需要一份項目計劃，并且要形成規范的文檔呢？這是因為：
第一、通過制定計劃，使得小組和有關管理人員，對項目有關事項，如資源配備、風險化解、人員安排、時間進度、內外接口等形成共識，形成事先約定，避免事后爭吵不清；
第二、通過計劃，可以使得一些支持性工作以及并行工作及時得到安排，避免因計劃不周造成各子流程之間的相互牽掣。比如測試工具的研發，人員的培訓都是需要及早計劃和安排的。
第三、可以使項目實施人員明確自己的職責，便于自我管理和自我激勵；
第四、計劃可以有效的支持管理，作為項目經理、業務經理、QA經理、測試經理們對開發工作跟蹤和檢查的依據；
第五、做好事先計劃，就可以使注意力專心于解決問題，而不用再去想下一步做什么？
第六、計劃是項目總結的輸入之一，項目總結其實就是把實際運行情況與項目計劃不斷比較以提煉經驗教訓的過程。通過計劃和總結，項目過程中的經驗和教訓別很好的記錄和升華，成為“組織財富”。
制定項目計劃的過程被稱為項目策劃。在項目策劃時，要盡量讓員工估計自己的工期，使團隊成員積極參與到項目中來，而且由于技術發展如此迅速，往往只有具體模塊開發人員對那部分工作最了解；但是項目經理也不是完全消極的，他應該積累項目管理數據，推動開發過程能力成熟度的提高，以便可以協同開發人員進行越來越準確的項目估計。計劃常以文本文檔和圖形文檔結合的形式出現，文本主要記錄項目的約束和限制、風險、資源、接口約定等方面的內容，對于進度和資源分解、職責分解、目標分解最好通過項目管理軟件工具（如普遍應用的Microsoft Project）來進行規劃和管理，不要分散在文檔的若干個地方，那樣非常不利于同步修改。項目計劃需要設計成“可檢查”的文件，這要求任務的劃分要細到具體產品，如果存在有形產品的輸出，要羅列出來。比如測試這一任務，不要簡單分解為測試準備、測試執行，而是分解為測試環境搭建、測試方案編制、測試執行、測試報告編制為好。
使用Microsoft Project編制的文件可以稱為計劃進度表，可以用來規劃項目時間進度，輔助項目跟蹤。計劃進度表的制定步驟是：工作分解和定義（WBS）、任務排序、活動歷史估算、編制。
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