如果不重視文檔編寫工作，或是對文檔編寫工作的安排不當，就不可能得到高質量的文檔。質量差的文檔不僅使讀者難于理解，給使用者造成許多不便，而且會削弱對軟件的管理(難以確認和評價開發工作的進展情況)，提高軟件成本(一些工作可能被迫返工)，甚至造成更加有害的后果(如誤操作等)。
(1)針對性：文檔編制以前應分清讀者對象。按不同的類型、不同層次的讀者，決定怎樣適應他們的需要。例如，管理文檔主要是面向管理人員的，用戶文檔主要是面向用戶的，這兩類文檔不應像開發文檔(面向開發人員)那樣過多使用軟件的專用術語。
(2)精確性：文檔的行文應當十分確切，不能出現多義性的描述。同一課題幾個文檔的內容應當是協調一致，沒有矛盾的。
(3)清晰性：文檔編寫應力求簡明，如有可能，配以適當的圖表，以增強其清晰性。
(4)完整性：任何一個文檔都應當是完整的、獨立的，它應自成體系。例如，前言部分應做一般性介紹，正文給出中心內容，必要時還有附錄，列出參考資料等。
同一課題的幾個文檔之間可能有些部分內容相同，這種重復是必要的。不要在文檔中出現轉引其他文檔內容的情況。例如，一些段落沒有具體描述，而用“見××文檔x×節，，的方式，這將給讀者帶來許多的不便。
(5)靈活性：各個不同軟件項目，其規模和復雜程度有著許多實際差別，能一律看待。
1)應根據具體的軟件開發項目，決定編制的文檔種類。
軟件開發的管理部門應該根據本單位承擔的應用軟件的專業領域和本單位的管理能力，制定一個對文檔編制要求的實施規定。主要是：在不同條件下，應該形成哪些文檔?這些文檔的詳細程度?該開發單位每一個項目負責人都應當認真執行這個實施規定。
對于一個具體的應用軟件項目，項目負責人應根據上述實施規定，確定一個文檔編制計劃。其中包括：
應該編制哪幾種文檔，詳細程度如何。
各個文檔的編制負責人和進度要求。
審查、批準的負責人和時間進度安排。
在開發時期內各文檔的維護、修改和管理的負責人，以及批準手續。
有關的開發人員必須嚴格執行這個文檔編制計劃。
2)當所開發的軟件系統非常大時，一種文檔可以分成幾卷編寫。例如，
項目開發計劃可分寫為：質量保證計劃、配置管理計劃、用戶培訓計劃、安裝實施計劃等。
系統設計說明書可分寫為：系統設計說明書、子系統設計說明書。
程序設計說明書可分寫為：程序設計說明書、接口設計說明書、版本說明。
-操作手冊可分寫為：操作手冊、安裝實施過程。
測試計劃可分寫為：測試計劃、測試設計說明、測試規程、測試用例。
文章來源于領測軟件測試網 http://www.k11sc111.com/