溝通失敗常常是項目——特別是IT項目——成功的最大的威脅。溝通是保持項目順利進行的潤滑劑。溝通計劃編制包括信息發送、績效報告和管理收尾，它需要確定項目干系人的信息和溝通需求。溝通管理計劃應該是為所有項目創建的。項目溝通中的項目干系人分析，有助于確定項目中各種參與人員的溝通需求。
發送項目信息有幾種不同的方法，包括正式的、非正式的、書面的和口頭的方式。確定哪種方式是發送各種項目信息最適當的方式，是很重要的。項目經理及其團隊溝通項目信息時，應注重建立關系的重要性。當需要溝通的人員數目增加時，溝通的復雜性也隨之增加。
績效報告包括收集和發送有關項目朝預定目標邁進的狀態信息。項目團隊可以使用掙值分析表和其他形式的進展信息，來溝通和評價項目績效。狀態評審會議是項目溝通、監督和控制的重要一部分。
管理收尾包括生成、收集與發送相應的信息，使項目或階段正式完成。項目的主要客戶應當正式接受項目產生的一項或多項產品。建立項目檔案和完成吸取的教訓報告，應該是管理收尾工作的一部分。
為了改善項目的溝通，項目經理及其團隊應當發展良好的沖突管理技能和其他溝通技能。沖突 解決是項目溝通管理的一個重要部分。項目進行過程中促使沖突產生的主要因素是進度、優先次序、人員安排、技術選擇、程序、成本和個性。面對沖突的方法或問題解決的方法，通常是最好的方法。其他一些改善項目溝通的建議包括：學習如何召開更加富有成效的會議；使用項目溝通報告模板；建立溝通基礎結構。
Microsoft Project 有幾項項目溝通功能。用戶可以把信息轉換成超文本(HTML)，發布在萬維網上，或將超級鏈接插入到相關的文件中。工作組功能使項目團隊更容易地通過電子郵件發送信息。
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